Retrospectiva: la puerta al corazón de los equipos

Por Natalia Arrigoni

¿Por qué podemos pensar que una metodología ágil como la retrospectiva puede aportar valor a la gestión de la comunicación interna? Básicamente, porque ella en sí misma es una instancia comunicativa. Un espacio donde los miembros de un equipo reflexionan sobre el curso de un determinado proyecto, que están llevando adelante en ese momento o que ya finalizaron.

La retrospectiva es considerada en el mundo ágil sumamente poderosa. ¿Por qué? Porque permite conocer el estado de situación de un proyecto y su equipo y, además, proporcionar instancias de mejora continua. Una mejora, que a mi entender, es a tres niveles:

1. Personas:  al permitirle reflexionar e indagar sobre sus dificultades, expresarlas, compartirlas y escuchar las de todos los miembros del equipo.
2. Vínculos: la escucha de las dificultades cotidianas de los demás suelen resonarnos y generarnos empatía, lo cual nos motiva a colaborar con ese otro, acción que suele generar reciprocidad y de todo esto, una gran fortalecimiento del vínculo del equipo.
3. Dinámicas: el mayor conocimiento y visualización del flujo de tareas de cada integrante, habilita a la reflexión conjunta de mejoras de gestión de proyectos.

Existen distintas técnicas para llevar adelante una retrospectiva, pero en ellas es posible identificar un patrón.

La previa

Lo primero, como cada vez que convocamos a una reunión o dinámica que deseamos sea verdaderamente productiva tenemos que previamente reflexionar sobre:

• Qué nos convoca: ¿una entrega al cliente, un cierre de un ciclo, una situación particular?
• A quiénes convocar para lograr el objetivo.
• Establecer su duración y el momento adecuado para el equipo.
• Realización de la invitación y confirmación de su recepción.
• Análisis y selección de técnica a desarrollar.

Durante

Apertura – Es necesario generar un clima agradable, de apertura,  para eso resulta útil conectar con el aquí y el ahora. Aquí las dinámicas pueden variar, podemos valernos de:

1. Ronda sincero: Cómo me siento sin decir ni bien ni mal, para empezar a profundizar en las emociones y sensaciones.
2. Dibujo o escribo una palabra que me represente en este momento y luego la comparto para dar más contexto.
3. Plasmar en un post it  un emoticón (que exprese cómo me siento) y una palabra  (que ayude a anclar el sentido). Los emoticones sirven mucho en aquellos equipos de trabajo donde no hay conocimiento o manejo de las emociones a nivel grupal.

“Saber cómo está cada uno nos conecta y ayuda a interpretar mejor las actitudes del otro”, Astiz, I. (2010) , desde dónde me está hablando.

También considero importante, en esta instancia, explicitar que de ninguna manera estamos convocados para buscar culpables o juzgar a las personas y sus procesos. Sabemos que cada uno da lo mejor de sí, con el contexto y  los recursos que tiene a disposición.

Divergencia  – Lo que se busca en esta etapa es tener la mayor cantidad de historias, hechos y reflexiones por parte de los colaboradores para que entre ellos mismos puedan, en una siguiente etapa, diseñar un accionable de mejora.

Esta etapa puede realizarse de distintas maneras, la más básica (e ideal para una primera retrospectiva) es a través de preguntas que estimulan el compartir y la divergencia necesaria como pueden ser:

1. ¿Qué hicimos bien y queremos seguir haciendo?
2. ¿Qué aprendimos?
3. ¿Qué nos faltó? o ¿Qué no logramos?
4. ¿Qué obstáculos encontramos y cómo podemos superarlos?  

Convergencia – Aquí desarrollaremos los accionables (con responsables y deadlines) y nuevos acuerdos de trabajo.

En esta etapa es necesario recordar que nos interesan ideas de acción más que de intención y que a veces es mejor ir por algunas de ellas en vez de abarcar más de lo posible y quedar en la nada.

Es muy común que al principio el facilitador se encuentre con la reacción casi automática:  “no puedo cambiar nada”, para mí en esta instancia simplemente hay que seguir indagando, preguntando y re preguntando, respetando los silencios.

También es importante que se pueda distinguir qué cosas dependen de mí y por ende tengo control, cuáles de mis compañeros y por ende puedo de alguna manera influir,  y cuáles se nos escapan totalmente (por ejemplo, la política de la empresa o incluso el país).

Cierre  – En esta instancia es fundamental entender cómo estamos como grupo antes de terminar la dinámica, para volver a trabajar con tranquilidad y motivación con lo acordado. Podemos hablar de emociones, nuestras expectativas con lo acordado y realizar agradecimientos y recomendaciones.

Por último, es importantísimo documentar los accionables acordados, para luego poder cotejar si se ejecutaron y poder ir midiendo avances.

Te invito a que implementes esta dinámica con tu equipo y luego me compartas sus resultados. Si tienen alguna duda, aquí estoy para ayudarles.