Comunicación Interna en las pequeñas y medianas empresas

Comunicación Interna en las pequeñas y medianas empresas¹
Yanyn Aurora, Rincón Quintero² (@yanynrincon)

La Comunicación Interna opera como un proceso que posibilita la interacción de los colaboradores internos para optimizar la operatividad y logística de los procesos productivos y/o de servicios en el ánimo de afianzar la dinámica organizacional para consolidar la cultura y el clima a partir de un liderazgo efectivo que posibilite el afianzamiento de la identidad; y de las dinámicas relacionales internas que optimizan la capacidad de respuesta con los públicos y grupos de interés.

La comunicación interna en la pequeña y mediana empresa no solo debe considerar el tamaño sino la naturaleza de la empresa, la ubicación espacial, la dispersión geográfica, la accesibilidad, la naturaleza, disponibilidad del capital, dimensiones, características de estas unidades de negocios, también debe considerarse el contexto del mercado Latinoamericano y del Caribe con sus aspectos influyentes oportunos y amenazantes; al tiempo que deben considerarse las neo tendencias de administración y producción que pueden impulsar el desarrollo del negocio a partir de diversos esquemas administración y gestión.

Se debe considerar pues que las pequeñas y medianas empresas reconocidas por sus siglas [PyMe], constituyen unidades de negocios caracterizadas por su dimensión y ámbito de acción que asumen importantes dinámicas socio-económicas, y realizan serios esfuerzos para adaptarse a las dinámicas y los cambios del entorno, a fin de superar retos y afrontar las oportunidades que permitan responder a las demandas globales-locales.

La herramienta fundamental de la comunicación en las PyMe, es el ‘cara a cara’ centrada en los diálogos y las conversaciones Siempre que ese face to Face esté enmarcado en una comunicación directa, formal. Considero que hay que darle formalidad sin hacerla rígida es esencial.; sin embargo, para brindar formalidad a la comunicación interna en las PyMe, no deben desestimarse los medios impresos, los medios audiovisuales.

Estos fueron algunos de los comentarios destacados de nuestros colegas:

Comunicación hay, pero creo que la Comunicación interna abarca mucho más que los diálogos informales diarios. O por lo menos yo soy fundamentalista que ante todo debe haber una buena planificación estratégica @adriulaa

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Es un hecho, pero en una pyme la mejor comunicación será el ejemplo a través de la acción. El jefe o dueño tiene una gran oportunidad de comunicar haciendo. Todos lo observan @jaimejavier

Sí, ya la tecnología, Internet, las RRSS son parte inseparable de nuestras vidas, pero en estas pequeñas empresas no se pueden dar el lujo de perder las interacciones personales @laprofemagda

Efectivamente el tamaño influye; cambia los canales de comunicación, línea comunicacional y las estrategias son diferentes dependiendo el tamaño e incluso el giro de negocio al que se dedica. @Christian19ago

Adicionalmente, las PyMe deben considerar las nuevas herramientas y tendencias de comunicación con apoyo en las nuevas tecnologías, y con apertura a nuevos paradigmas emergentes que rompan los esquemas tradicionales, propicien nuevos escenarios y fortalezcan el desarrollo sostenible y sustentable de las PYMES. No obstante, las star-ups han sido muy empleadas y hasta abusadas en los últimos tiempos por las micro y pequeñas empresas. Si bien una startup puede definirse como PyME, no todas las PyMEs pueden definirse como startups.

Al respecto @Hiroshi_lavado tuiteó:

La pyme clásica solo le importa la plata y no la valora. El start-up hipster le gusta llevarse bien con la gente. Al hacerlo sin darse cuenta promueve la comunicación.

Las reuniones son herramientas necesarias para la comunicación interna PyMe lamentablemente abusada y surge la <<reunionitis>>

Esto señalaron nuestros colegas durante el debate:

Pero en relación a esas pequeñas pymes de no más de cuatro personas, ¿qué tan frecuente son este tipo de reuniones? Claro que yo hablo desde mi análisis de una provincia chica como la mía, donde la comunicación todavía tiene tanta injerencia #DialogusCI @adriulaa
las reuniones efectivas son una gran herramienta para la comunicación interna en las PyMes. Ya sea micro, pequeña o mediana empresa, las reuniones generalmente deben hacerse semanal, para plantear casos, situaciones, resultados, propuestas y estrategias futura @RoxiMarani

Las reuniones son un espacio de comunicación poderosa; pero debe ser organizada y planeada. Las estrategias de grupos primarios ayudan mucho a que estos espacios sean dinamizadores de los flujos de comunicación @arieljimenezgil

Las reuniones pueden ser muy eficaces o una pérdida total del tiempo. Y eso no es privativo de las PyMes. He visto reuniones sin sentido en grandes empresas. Allí también el Comunicador puede aportar. Si maneja habilidades de facilitación y coaching, mejor aún. @damecosasbuenas

El tamaño organizacional se establece como una característica que debe ser resaltada, en la construcción de la estrategia comunicacional, dado que una organización conforma un conglomerado de humano gestionado con propósitos productivos y de servicio variables.

Sin duda no es igual gestionar una microempresa que por su tamaño integra un máximo de 10 trabajadores, a una pequeña empresa en la que se articulan 50 trabajadores, una mediana empresa que opera con un máximo de 200 trabajadores; y ni hablar de las empresas grandes empresas que operan con mayor número de trabajadores.

Con lo anterior se pretende destacar, cómo el tamaño de las organizaciones importa, sino que es determinante; para las consideraciones estratégicas de la comunicación; muchas organizaciones desestiman la necesidad en el construir una estrategia de comunicación organizacional especialmente en la tamaños micro y pequeñas; en virtud al flujo de comunicación, por lo cual parece menos importante generar estrategias de comunicación organizacional, sin la mano de un profesional de comunicación, dado que es una competencia humana individual, noblemente manejada en el más básico nivel de formación.

Las Microempresas por ser empresas de menor medida requieren mucha más claridad entre los individuos que la conforman al momento de comunicarse; entre las barreras de comunicación más frecuentes en este tamaño se establece el nivel de confianza, y el exceso de sentido de pertenencia que en muchos casos llega a desbordar los egos.

Otra barrera que atender con frecuencia en las Microempresas está asociada al capital restringido para acciones operativas en mayor medida que para estrategias específicas, por cuanto las micro empresas suelen adherirse al concepto de comunicación como competencia humana. Y en tal sentido, la estrategia no se considera ni vital, ni necesaria.

#AlgunasProblemáticasComunicacionales de la pequeñas y mediana empresas planteadas en el debate:

Todas las organizaciones necesitan comunicarse con sus públicos y vincularse con su entorno. @laprofemagda

Creo que para las Pymes ocuparse de la comunicación, en muchas ocasiones, se trata de un «descubrimiento» que está muy ligado a su propio proceso de profesionalización y crecimiento @mbilella

De acuerdo, creo que ellas tienen un problema mayor; muchas ni siquiera se piensan como organización @laprofemagda

De acuerdo. El común de las microempresas y las empresas pequeñas aun no descubre la comunicación estratégica como capacidad organizacional @yanynrincon

De hecho, en la mayoría de los casos considera ni siquiera es atendida como una competencia individual de manera coordinada y he allí el problema. @yanynrincon

Claro. Por mi experiencia, el problema de las pequeñas pymes es justamente ese. Se le da muy poco valor a la comunicación interna, no hay planificación. Nos basamos en la forma de comunicar que tenga la cabeza de la organización (la cual puede fallar) @adriulaa

Exacto. Las pequeñas organizaciones. pueden confundir el rol del comunicador con el del CM (mucho menos costoso). Depende de cada uno mostrar y demostrar el valor que la Comunicación planificada y estratégica puede aportar, ¿les parece? #DialogusCI @adriulaa

Me parece que las pequeñas organizaciones tienden a una comunicación horizontal, informal, basada en el cara a cara. La falla suele estar en el diálogo jefe-empleado @andriulaa

De acuerdo en mucho con @andriulaa entre las barreras de comunicación más frecuentes en este tamaño se establece el nivel de confianza, y el exceso de sentido de pertenencia que en muchos casos llega a desbordar los egos @yanynrincon
Creo que en ocasiones el exceso de informalidad y la falta de un plan de acción en materia comunicacional pueden ser errores comunes en el mundo de las PyMes @bersanchezb

Muy cierto la informalidad, el exceso de confianza y la ausencia de acciones profesionales de comunicación como la ausencia de un plan constituyen grandes barreras comunicacionales en las Pyme. @yanynrincon

Comparto con @bersanchezb lo del exceso de informalidad. También cierto conservadurismo a la hora de encarar cambios. Y la Comunicación Interna bien entendida trae cambios. Quizá por eso también la resistencia a aceptar asesorías externas. Si es un caso exitoso, peor. @damecosasbuenas

Se estima pues que toda estrategia de comunicación debe responder a los principios básicos de gestión organizacional y por ende a las necesidades, deseos, intereses, requerimientos y expectativas de los públicos organizacionales; por cuanto, está llamada a responder a la estructura organizacional y a la biodiversidad del capital humano.

La acertada formulación de una estrategia de comunicación organizacional y su consecuente ejecución de manera eficiente provee grandes beneficios organizacionales, conjugando Organización, Disciplina y mucha estrategia deben articularse en las PyMes.

El tamaño organizacional se establece como una característica que debe ser resaltada, en la construcción de la estrategia comunicacional, dado que una organización conforma un conglomerado de humano gestionado con propósitos productivos y de servicio variables.

Entonces, ¿cómo debe ser la estrategia de comunicación interna en las PyMe?

Cambia la estrategia dependiendo de la empresa y su tamaño, pero la importancia de aplicarla es la misma @RoxiMarani

Que beneficie el clima laboral y por ende el propio negocio haciéndolo sustentable. @Efpalacios

La posibilidad de crear un «propósito» que cohesione al grupo. Al ser un grupo pequeño también podría haber dinámicas con las familias. Resaltar cada logro grupal pero también individual. Crear algún ritual que forme #cultura. @jaimejavier

Totalmente, es necesario desde el simple hecho de concebir el plan de negocio e incluso puede dar beneficios en la búsqueda de capital y el desarrollo efectivo de los objetivos. @donnydice

Digno, eso es @yanynrincon, que dignifique también a colaboradores, permitiéndoles sentirse fuertemente identificados con su empresa y en ello la #CI es trascendental @Efpalacios

Indispensable desarrollar #PolíticasDeComunicacióndesde el inicio de la #PyME que permita alinear objetivos y la proyección de la organización, sus bondades son múltiples interna y externamente @monicajsar

Además, debe considerar el sentido de tolerancia pese a la diversidad de perspectivas y puntos de vistas individuales que se conjugan en torno a la organización, reduciendo la incertidumbre; manejando los límites entre lo privado y lo público. especialmente en PyMes familiares.

Y ni hablar cuando se trata de empresas que surgieron de proyectos familiares o de pequeños grupos de trabajo. Hay costumbres que van quedando en el ADN de la organización que, con una adecuada gestión de la CI se pueden reconocer, poner en valor o descartar, según. @damecosasbuenas

En muchos casos, las empresas más pequeñas suelen provenir de proyectos familiares. Y ahí más que en ningún caso es imprescindible formalizar la Comunicación Interna a medida que va creciendo @damecosasbuenas

Que interesante lo que planteas el caso de las PyMe Familiares es el más recurrente y usualmente la comunicación resulta absolutamente informal y emocional. Y los egos danzan @yanynrincon

Otro de los aspectos abordados durante el debate estuvo articulado con la importancia del liderazgo en las pequeñas y medianas empresas donde los trinos más destacados señalaban la importancia de que el líder del negocio conozca o esté sensibilizado a la comunicación interna.

De todas maneras, pero en las pymes depende del nivel de educación del dueño…si la tiene tendrá mas… @Hiroshi_lavado

De acuerdo, aunque pienso que esto sucede así inclusive en empresas más grandes. Es crucial que el directivo principal, líder o dueño, crea en ella para que la respalde verdaderamente. @laprofemagda

O de su habilidad para comunicarse y reconocer la comunicación como una oportunidad @yanynrincon

Y es habitual que sea una comunicación que tiene el estilo del dueño (o socios fundadores @mbilella

Totalmente. Poco se puede hacer si la cabeza de la organización no prioriza o valora la Comunicación. @andriulaa

Sin embargo en las #pymes es un tema en proceso de desarrollo. Algunos directivos no creen necesario aplicar una estrategia comunicacional @RoxiMarani

Creo que si el dueño de la pyme hace una buena selección de sus colaboradores, ya está ayudando a que «todo fluya». Ahí, está metida la comunicación @Hiroshi_Lavado

¡Claro! ¿Pero cuantas veces nos damos cuenta que el dueño se pelea con el colaborador delante del cliente? ¿Fallo la comunicación? Creo que no. Ahí fallo la selección @Hiroshi_Lavado

¿Entonces basta con las competencias comunicativas de los líderes y los colaboradores internos que conforman la organización, o acaso se requiere el respaldo de un comunicador especializado?

Soy de las que piensa que las PyMes deben buscar un asesor que les oriente y les ayude a diseñar unos lineamientos que estén a su medida. @yanynrincon

Hay que tener en cuenta que no todas las personas tienen habilidades comunicacionales, es ahí donde hay que trabajar, pero las PyMes cuando inician en lo que menos piensan es en alguien que maneje la comunicación. Gran Error @Christian19ago

Fundamental lo que mencionas Yanyn, la estrategia y gestión de la #CI en #pymes debe estar bajo la responsabilidad del especialista. @Efpalacios

#ConclusionesDelDebate

1. La acertada formulación de una estrategia de comunicación interna y su consecuente ejecución de manera eficiente provee grandes beneficios organizacionales #Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES
2. Desarrollar un Sentido de Integración, Asociatividad, y Fidelidad entre los colaboradores internos en las PYMEs #Conclusiones#DialogusCI #CI #PyMES
3. las pymes deben construir sus estrategias a la medida considerando la naturaleza del negocio, la estructura y el alcance #Conclusiones#DialogusCI #CI #PyMES
4. Formular una clara filosofía de gestión que posibilite a los colaboradores la visión de destino compartido #Conclusiones#DialogusCI #CI #PyMES
5. Discurso unificado con argumentos adaptados a los públicos organizacionales.#Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES
6. Usar medios sencillos pero directos de manera y brindar formalidad a las comunicaciones #Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES
7. Liderazgo Inspiracional que impulse el trabajo colaborativo y la comunicación efectiva impregnada de humildad #Conclusiones#DialogusCI #CI #PyMES
8. Fomentar los valores en el marco de la comunicaci´n interna #Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES
9. Aprovechar al máximo el face to face y coordinar reuniones efectivas. #Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES
10. Disfrutar con sencillez y buen humor de lo que se hace. Hacernos conscientes de nuestra misión es servir, apoyar, colaborar y sumar #Conclusiones #DialogusCI #CI #PyMES

#Algunas RecomendacionesParaPymes

• #RecomendacionesParaPymes #ComunicaciónInterna a)afianzar la visión de destino compartido, a objeto de garantizar que los miembros de la organización operan en un mismo sentido generando cohesión y unicidad. #DialogusCI
• #RecomendacionesParaPyMes #ComunicaciónInterna b)Tener claridad de los actores comunicacionales con los cuales se articulan para evitar reiteraciones y recurrencias. En esto la selección es vital #DialogusCI
• #RecomendacionesParaPyMes #ComunicaciónInterna c)Generar una gramática comunicacional que posibilite unificar los criterios tanto en la dimensión interna como en la proyección de la microempresa. #DialogusCI
• #RecomendacionesParaPymes #ComunicaciónInterna d)Los medios de comunicación directos son idóneos; no obstante, eso no implica agotarse en extensas reuniones, puede darse la articulación directa y permanente a partir de medios soportados en tecnologías. #DialogusCI
• #RecomendacionesParaPyMes #ComunicacionInterna e)Conviene la formalidad de la comunicación, el exceso de confianza puede invisibilizar algunos aspectos esenciales en el marco de una comunicación excesivamente formal. #DialogusCI
• #RecomendacionesParaPymes #ComunicaciónIntern f)Regularmente la comunicación interna en las PyMes puede ser más efectiva, pero también es susceptible de estar viciada por barrera de personalidad, culturales, de género y queda tan expuesta a chisme como el resto. #DialogusCI

#LecturasRecomendadas

Gia, Florencia (2017) Comunicación Interna en las Pymes. Artículo publicado Revista Dircom n° 114. Octubre 2017. Disponible en: http://blogc.vectorc.com/wp-content/uploads/2017/11/Revista-DIRCOM-N%C2%BA114-Florencia-Giaquinta.pdf

RINCON, Yanyn y CONTRERAS, Jairo (2014). La Comunicación Como Elemento Articulador Para El Desarrollo Y Fortalecimiento De Las Pymes En América Latina Y El Caribe. Capítulo de Libro. En Gestión Empresarial y organización del trabajo en las Pymes. Lecturas Seleccionadas de la XIX Reunión Anual Red PYMES MERCOSUR. ISBN: 978-987-3608-11-7  ed: RED PYMES MERCOSUR. Buenos Aires, Argentina. Universidad Camphinas. Brasil   p.252 – 271. Disponible en: https://www3.eco.unicamp.br/neit/images/stories/arquivos/Gestao_empresarial_e_organizacao_do_trabalho_em_PMEs.pdf